FINAS Extranet service tas ur bruk
I samband med att FINAS avvecklar sitt eget Ekstranet-system har materialets omfattning också bedömts och blanketten för materialbegäran skall uppdateras. Vägledande frågor har lagts till i materialbegäran för att identifiera förändringar i kundens verksamhet, vilket möjliggör en tydligare inriktning av bedömningarna. I framtiden kommer materialet som begärs på förhand att begränsas, så att en del av det material som tidigare begärts, till exempel riskbedömningar och personaluppgifter, endast kommer att vara tillgängligt under bedömningsbesöket.
I framtiden kommer kunderna att kunna lämna in material till bedömningsteamet på det sätt som de själva väljer:
Gratis eller avgiftsbelagd programvara för dokumentleverans kan användas för att leverera materialet.
Tillgång till kundens eget system är också ett möjligt sätt att överföra systeminformation till bedömningsteamet.
Via e-post (detta är inte att rekommendera ur säkerhetssynpunkt).
För de olika typerna av överföring är det viktigt att säkerställa att bedömningsteamet får tydliga instruktioner om hur de ska få tillgång till de begärda uppgifterna om det inte finns någon tydlig dokumentation (särskilt om tillgång till kundens eget system ges). Kunden ansvarar för datasäkerheten vid framtida inlämningar. FINAS vidarebefordrar inte kundens material.
Konfidentiell behandling av uppgifter
FINAS agerar i enlighet med de principer som beskrivs i Meddelande 2 och kommer att hålla dokument och information som erhålls under bedömningsprocessen konfidentiella. Det bör noteras att när en kund lämnar in bedömningsmaterial, kommer sekretessen för inlämningen att förbli kundens ansvar. När kunden skickar material till FINAS ansvarar FINAS för hanteringen av materialet först när FINAS har tagit emot det. Kunden kan välja att skicka uppgifterna oskyddade, eftersom det är kunden som ansvarar för överföringen.
Meddelande 2 kommer att uppdateras inom en snar framtid för att återspegla nuvarande praxis när Extranet tas ur bruk. I framtiden kommer FINAS att informera och vägleda externa bedömare om hur de ska hantera uppgifterna i de nya förfarandena. Liksom för närvarande kommer den externa bedömaren att instrueras att på ett säkert sätt förstöra alla uppgifter i sin besittning som rör bedömningsprocessen.
FINAS kommer i fortsättningen att skicka konfidentiella dokument med krypterad e-post. I framtiden kommer dokument som rör processen att överföras via det elektroniska ärendehanteringssystem som är under utveckling.
Tidtabell
Det reviderade formuläret för materialbegäran för testningslaboratorier (17025) har tagits i bruk och uppdaterats på FINAS webbplats. Blanketterna för materialbegäran för andra sektorer uppdateras under hösten.
FINAS Extranet service tas ur bruk från och med 1.12.2024. Om materialets leveransdatum infaller efter detta datum, levererar kunden materialet till hela bedömargruppen på det sätt som kunden väljer.