För bedömningen sätter FINAS samman en bedömningsgrupp med teknisk expertis som täcker det kompetensområde som den sökande föreslår. Bedömningsledaren fungerar som ledare för bedömningsgruppen och bedömer därtill ledningssystemet. Utöver FINAS bedömningsledare består bedömningsgruppen dessutom vanligtvis av en eller flera för bedömningsuppgifter utbildade tekniska bedömare eller tekniska experter.
När bedömningsgruppen bildas kontrolleras att
- bedömningsgruppens medlemmar är kompetenta och inte jäviga
- den kund som bedömningen gäller godkänner bedömarna eller experterna
- sekretessplikten har säkerställts genom att alla medlemmar i bedömningsgruppen har undertecknat en skriftlig sekretessförbindelse.
FINAS bedömningsledare är tjänstemän och omfattas av tjänsteansvar. Tjänstemän omfattas av vissa krav som säkerställer att verksamheten är oberoende och opartisk. Enligt statstjänstemannalagen (750/1994) får en tjänstemän inte fordra, acceptera eller ta emot en ekonomisk eller någon annan förmån, om detta kan försvara förtroendet för honom eller myndigheten. Dessutom får tjänstemannens övriga uppgifter, såsom bisyssla eller verksamhet i en förening, inte stå i strid med tjänsteåliggandena. Bisysslan får inte heller äventyra förtroendet för en opartisk tjänsteutövning eller utgöra sådan konkurrerande verksamhet som kan skada arbetsgivaren.
Tjänstemännen omfattas också av principerna för god förvaltning som fastställs i förvaltningslagen (434/2003). Med de tekniska bedömarna (experterna) har tecknats avtal i vilka de förbinder sig att följa dessa principer. Principerna för god förvaltning föreskriver för bedömningsverksamhet att en bedömningsledare eller teknisk bedömare (expert) inte får delta i bedömningar om hen är jävig. Jäv kan uppstå bland annat genom släktband till föremålet för bedömningen eller andra särskilda skäl som äventyrar en opartisk bedömning. Till sådana särskilda skäl hör exempelvis sådan synnerlig nytta eller skada som kan uppstå i en konkurrenssituation eller nära samarbetsrelation. Före bedömningen underrättar sig FINAS hos organet om eventuellt jäv föreligger. FINAS säkerställer bedömarnas kompetens, kunskaper och färdigheter, för att bedömningen ska utföras enligt FINAS principer och i överensstämmelse med förvaltningslagen.FINAS fattar utifrån den erhållna informationen beslut om bedömarnas lämplighet.
FINAS rättar sig också efter lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) som föreskriver bland annat om tystnadsplikt för myndigheterna. Avtalet mellan FINAS och bedömaren innehåller också villkor för verksamhetens offentlighet. I enlighet med avtalet förbinder sig bedömaren att iaktta sekretess gällande all information om ett organ som hen erhållit i samband med en bedömning. Utöver sekretessplikt är det också förbjudet att använda informationen till personlig fördel. De ovannämnda skyldigheterna gäller även efter att det allmänna avtalet har gått ut. Bedömningsrapporten och motsvarande redovisningar som bedömaren upprättar om organet tillhör ackrediteringstjänsten FINAS. Beslut om utlämnande av uppgifter fattas av FINAS.